Digitalizzare i processi non significa semplicemente introdurre nuovi software, ma costruire un sistema capace di collegare attività, dati, persone e strumenti. È questo il percorso intrapreso da Greenwich Srl, società di consulenza specializzata in sostenibilità ambientale, ESG, certificazioni green e carbon footprint, parte del gruppo internazionale SOCOTEC.
Per rendere più strutturato il proprio modello organizzativo e supportare la crescita, Greenwich ha scelto Tikappapi per avviare un progetto di digitalizzazione dei processi interni.
La sfida: superare una gestione frammentata
Prima dell’intervento, molte attività venivano gestite attraverso strumenti non integrati: file Excel, comunicazioni via email, telefonate e scambi informali. Questo rendeva complesso avere una visione aggiornata su attività operative, costi, commesse e avanzamento dei progetti.
La mancanza di un sistema gestionale integrato generava inefficienze operative, poca visibilità sui dati e difficoltà nel controllo economico, soprattutto nella fase commerciale. Inoltre, l’assenza di uno Stato Avanzamento Lavori strutturato rendeva più difficile monitorare l’evoluzione dei progetti in modo puntuale.
Gli obiettivi del progetto
Il progetto è nato con obiettivi chiari: integrare i processi aziendali in un unico ecosistema, migliorare il controllo economico e finanziario, ottimizzare la pianificazione delle attività e rendere più efficiente la gestione delle risorse.
Greenwich aveva inoltre la necessità di automatizzare alcuni processi amministrativi, come note spese, presenze, rapportini e pre-fatturazione, e introdurre strumenti di analisi avanzata a supporto delle decisioni.
La soluzione Tikappapi
Tikappapi ha implementato un ecosistema integrato basato su soluzioni standard e personalizzazioni su misura. Il progetto ha previsto l’introduzione di Infinity CRM per la gestione commerciale e la pianificazione, Infinity DMS per la gestione documentale, ERP Mago4 per contabilità, vendite e acquisti, oltre a moduli personalizzati Tikappapi per contabilità analitica e gestione commesse.
A completare l’ecosistema, è stata sviluppata una WebApp Tikappapi per supportare le attività in mobilità, come presenze, note spese e rapportini.
L’approccio è stato ibrido: da un lato la solidità delle soluzioni gestionali Zucchetti, dall’altro la flessibilità delle personalizzazioni Tikappapi, per rispondere alle esigenze operative specifiche del cliente.
Implementazione e affiancamento
Il progetto si è sviluppato in più fasi. Nel 2023 sono state svolte analisi, microanalisi, sviluppo e formazione; il Go Live è avvenuto il 1° gennaio 2024 con migrazione dei dati e avvio operativo del nuovo sistema. Nel corso del 2024 sono poi proseguite le attività di ottimizzazione e personalizzazione.
Tikappapi ha affiancato Greenwich come partner strategico, seguendo analisi dei processi, consulenza operativa, sviluppo, integrazione e formazione del personale. Tra le principali sfide affrontate ci sono state la bonifica e armonizzazione dei dati, la strutturazione di processi prima informali e la gestione di logiche di fatturazione complesse.
I risultati: più controllo, efficienza e autonomia
L’introduzione della piattaforma ha trasformato il modo di lavorare. Oggi Greenwich può contare su un tracciamento completo dei costi commerciali, sull’introduzione dello Stato Avanzamento Lavori per il monitoraggio dei progetti e su report dettagliati relativi a commesse, costi, ricavi e margini.
L’automazione dei processi amministrativi ha contribuito a ridurre gli errori e a rendere più veloce la gestione di note spese, presenze e pre-fatturazione. Le attività possono essere gestite e rendicontate anche da mobile, mentre le presenze sono certificabili tramite GPS.
Dal punto di vista organizzativo, i processi sono diventati più strutturati e digitali, con maggiore chiarezza per team e management. I Project Manager possono pianificare e monitorare in modo più efficace, i consulenti operano in mobilità e le decisioni si basano su dati certi e aggiornati.
Un percorso in evoluzione
Il progetto di digitalizzazione continua con l’attivazione del modulo Infinity CRM Marketing, pensato per automatizzare le attività di marketing, generare nuove opportunità commerciali e gestire workflow di vendita più strutturati.
Il caso Greenwich dimostra come la digitalizzazione sia efficace quando nasce da un’analisi concreta dei processi e si traduce in strumenti realmente utilizzabili dalle persone. Con il supporto di Tikappapi, l’azienda è passata da una gestione frammentata a un sistema integrato, migliorando controllo, efficienza e capacità decisionale.