La trasformazione digitale non riguarda solo produzione e vendite: oggi passa anche dalla gestione dei documenti. Fatture elettroniche, contratti, libri contabili e PEC sono parte del patrimonio informativo di ogni impresa e, per legge, devono essere conservati in formato digitale per 10 anni, in modo che restino autentici, integri e leggibili nel tempo.
Archiviazione e conservazione: non sono la stessa cosa
Salvare un PDF in una cartella o in cloud è utile per lavorare, ma non equivale a conservare “a norma”. L’archiviazione serve a organizzare i documenti; la conservazione digitale a norma (o conservazione sostitutiva) è un processo regolato che attribuisce ai documenti digitali valore legale nel lungo periodo, rendendoli esibibili correttamente in caso di controlli fiscali, verifiche o contenziosi.
Cosa prevede la legge e quali documenti sono coinvolti
La normativa italiana richiede che i documenti rilevanti ai fini fiscali, contabili e civilistici siano conservati con modalità che garantiscano autenticità, integrità, immodificabilità e reperibilità. Questo perimetro include non solo le fatture elettroniche, ma anche registri IVA, libro giornale, libri sociali, contratti firmati digitalmente, PEC e, più in generale, tutti i documenti che producono effetti giuridici o economici nel tempo e che possono essere oggetto di verifica.
Il quadro di riferimento si basa su tre pilastri:
- Codice Civile (obblighi contabili e tenuta dei libri)
- Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD (validità e conservazione dei documenti informatici)
- Linee Guida AgID (criteri tecnici e regole operative)
Come funziona la conservazione sostitutiva digitale
La conservazione a norma è un flusso strutturato: non si limita a “mettere via” un file, ma applica procedure tecniche e giuridiche che rendono il documento stabile e verificabile nel tempo. In sintesi, i documenti nascono digitali oppure vengono digitalizzati; vengono poi sottoposti a controlli e inseriti in un percorso che può prevedere firma digitale (per attestare provenienza e non alterazione del contenuto) e marcatura temporale (per dare certezza giuridica alla data). A quel punto il documento viene versato in un sistema di conservazione sicuro e conforme alle regole, dove resta custodito e sempre accessibile per il periodo previsto.
Quando previsto, anche l’imposta di bollo sui documenti informatici (ad esempio registri e libri) viene gestita con modalità telematiche, evitando passaggi manuali e riducendo il rischio di dimenticanze.
Perché conviene: vantaggi concreti per l’impresa
La conservazione digitale a norma è un obbligo, ma può diventare un vantaggio operativo. Prima di tutto porta efficienza: meno carta, meno gestione manuale, meno tempo speso a cercare documenti o ricostruire archivi. Migliora poi la sicurezza, perché i documenti sono protetti da smarrimenti, accessi non autorizzati e incidenti, con tracciabilità e controlli. C’è anche un tema di valore legale: seguendo le regole del processo, i documenti restano validi ed esibibili nel tempo. Infine aumenta l’accessibilità, perché i documenti diventano reperibili rapidamente, anche da remoto, e l’organizzazione interna ne guadagna in ordine e continuità. In più, riducendo stampe e archivi fisici, supporta obiettivi di sostenibilità sempre più centrali nelle strategie aziendali.
Tikappapi e la conservazione digitale Zucchetti: semplice, sicura, a norma
Per gestire correttamente la conservazione non basta un archivio: serve una soluzione certificata che garantisca conformità e continuità nel tempo. Tikappapi affianca le aziende nell’adozione della Conservazione Digitale Zucchetti, impostando un flusso ordinato e automatizzato: i documenti vengono acquisiti dal gestionale o da altre fonti, verificati, firmati e marcati quando necessario, quindi conservati in cloud in un ambiente conforme e protetto.
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